Ir numa Assembleia de Condomínio não é dos compromissos mais estimulantes. Em geral, há muitos ingredientes que podem fazer desta reunião uma prova de paciência. Pessoas com entendimentos e interesses distintos, esquecendo-se de que formam uma comunidade dividindo uma propriedade, podem tornar uma Assembleia extremamente extensa e desagradável.
Fazer Assembleias produtivas é uma meta da Administradora CM Premium, por isso há anos criou-se um setor específico de Assembleias. Mas para conseguirmos criar estes momentos produtivos para os condôminos, é importante a união de esforços:
No dia a dia o SÍNDICO vai trabalhando com o seu Conselho e Administradora os itens de pauta que devem ser levados para deliberação. Uma boa pauta é imprescindível para o sucesso da reunião. Os itens devem ser atrativos, bem direcionados, legalmente, válidos e objetivos.
A Assembleia não pode ser fisicamente exaustiva, para tanto o Síndico deve convocar assembleias com poucos itens de pauta. Se necessário, deve fazer mais assembleias para dar conta das demandas. Fazer muitas assembleias com pauta única ou poucas com muitos itens torna a reunião cansativa, levando condôminos a perder o interesse em participar.
O momento da Assembleia tem de ser respeitado. Para tanto, a CM Premium desenvolveu uma metodologia onde temos os "5 minutos da Administradora" no início dos trabalhos. Nesse momento, damos todas as orientações técnicas da Assembleia que se inicia, inclusive detalhando papéis do Presidente, Secretário e a questão dos inadimplentes. Desta forma, prepara-se os presentes para o importante ato que se inicia.
Um condômino deve assumir a Presidência da Assembleia. É importante que o voluntário seja aprovado pelos presentes, não tenha interesse particular na pauta, bem como tenha uma postura firme, dando à palavra aos participantes sem perder a ordem e o respeito entre todos.
Sempre que possível é importante que os Conselheiros estejam presentes nas Assembleias, pois como acompanham as contas mais de perto, podem auxiliar o Síndico, dando as explicações e a legitimidade que as decisões requerem.
O Secretário faz a ata e, após coleta das assinaturas, nos dias seguintes, a mesma é distribuída. Importante que presidente e secretários sejam rápidos nas assinaturas e, eventualmente, nas solicitações posteriores dos cartórios ao se registrar a ata.
A Assembleia só será produtiva se for direcionada para os interesses da comunidade. É natural que as decisões não vão agradar a todos, afinal, cada unidade habitacional representa uma família e pensamentos diferentes. Se os assuntos forem tratados de forma clara, o sentimento de justiça e seriedade prevalecerão. Contudo, se houver espaço para bagunças, brigas e falta de ordem, a sensação de insegurança é que prevalecerá. Para contribuir com os objetivos da Assembleia faz-se necessário disciplina e paciência de todos. Da parte da gestão, preparo e seriedade.
É na Assembleia, seja Ordinária ou Extraordinária, que tudo se resolve. Nela não há espaço para egoísmo, impaciência ou intolerância. É momento de decisões. No dia a dia, participe da Gestão do seu condomínio, e compareça a todas as Assembleias. Colabore para a ordem e produtividade deste importante momento!
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Beatriz Mello - setor comercial da CM Premium - há 14 anos fazendo assembleias.
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