No Código Civil brasileiro, a figura do Conselho é abordada no artigo Art. 1.356:
Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembléia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico.
Desta forma, cria-se um tripé na Gestão: Síndico – Conselho – Administradora
O Conselho Fiscal é formado por um grupo de condôminos que voluntariamente assume o papel de fiscalização da Gestão do Síndico, analisando mensalmente o livro de prestação de contas, com todos os documentos, notas fiscais, extratos, comprovantes de pagamento, etc.
Na Assembleia Geral Ordinária, que ocorre anualmente, o Conselho vai emitir seu parecer, a fim de que os presentes votem pela aprovação ou não das contas.
O problema começa quando se leva em consideração alguns pontos:
- Falta de tempo dos conselheiros para acompanhar a gestão.
- Falta de conhecimento mínimo em relação aos itens técnicos, exemplo quando o conselheiro não entende conceitos básicos como o que é uma SEFIP, Darf, RPA, Dirf, etc.
- Interesses pessoais e políticos que fazem com que o conselheiro ocupe-se mais em fazer oposição ou defender um interesse particular (como por exemplo levar o Síndico a aprovar um gasto, obra ou contratação de prestador de serviços), induzindo os condôminos à percepção equivocada.
- Postura inadequada de Síndicos avessos à transparência e tecnologia, dificultando o acompanhamento mensal das contas.
Estes, entre outros motivos, levam o Condomínio a encontrar dificuldades no acompanhamento adequado das contas da Gestão. Para avançar nestes impasses, surge um serviço especializado que pode ajudar e muito o condomínio: a AUDITORIA CONDOMINIAL.
Contudo, para que o serviço seja bem contratado e entendido, deve-se alinhar as expectativas ao que as empresas oferecem.
Em geral os serviços se dividem em dois tipos:
- auditoria preventiva – onde o livro/pasta mensal é enviado diretamente ao auditor para analise, antes do envio ao Conselho.
- auditoria de meses passados – investigativa, checando de forma rigorosa os documentos com enfoque financeiro/contábil/jurídico.
Importante salientar que a auditoria leva a uma analise profissional, dando transparência e entendimento às contas, contudo não vai dar conta do formato de gestão do Síndico. Se o Síndico é comunicativo ou não, se prioriza um outro aspecto da gestão, se conduziu deliberação adequadamente em assembleia, todos estes aspectos de gestão não são foco de processo de auditoria.
A auditoria vai gerar um relatório/laudo que deverá embasar as deliberações dos condôminos.
Outro aspecto a reforçar é que a Auditoria não deve ser utilizada como ameaça ou caracteriza desconfiança, visto que o ideal é trabalhar preventivamente visando sempre a transparência.
O tema é amplo e polêmico e merece debates, por isso o Grupo CM Condominium promove a mesa redonda “Auditoria em Condomínio”, com o intuito de que todos os envolvidos com a gestão condominial (Síndicos, Conselheiros, condôminos e prestadores de serviços) possam trocar experiências, refletir sobre conceitos e debater.
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